Ivanhoé Cambridge Inc.
Coordonnateur, Relations clients
Référence : 5588
Type de poste : Salarié
Endroit : Montréal
Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable, avec une vision à long terme, afin de générer des rendements optimaux ajustés au risque. Ivanhoé Cambridge s’engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.
Verticalement intégrée au Canada, Ivanhoé Cambridge s’associe ailleurs dans le monde à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d’envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l’entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l’industriel et logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s’élevaient à près de 65 G$ CA d’actifs au 31 décembre 2018. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l’un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada. Pour plus de renseignements : ivanhoecambridge.com.
Service : 1000 La Gauchetière - Bureau
Type de poste : Salarié
Des défis à la hauteur de vos talents!
Dans l’exécution de ses fonctions, le titulaire devra faire un suivi constant de la satisfaction de la clientèle, effectuer différentes tâches reliées aux opérations de l’immeuble et contrôler la qualité des services offerts par certains fournisseurs. Il devra aussi assister son supérieur immédiat dans l'accomplissement de ses fonctions.
Les principales responsabilités incluent :
Expérience client des locataires et des occupants
- Établir et entretenir des liens de communication avec les locataires de la tour à bureau. Planifier des visites de suivis réguliers, adaptés aux besoins de chacun, pour rester au fait du niveau de satisfaction des locataires;
- En cas d’événements qui affectent les opérations des locataires, agir à titre de liaison entre les services de l’immeuble et les locataires touchés;
- Coordonner le suivi des plaintes de la clientèle avec les divers départements, organismes, ainsi que les locataires impliqués. Assurer un retour aux clients sur les mesures prises et la résolution de l’évènement à la satisfaction des parties, et ce, dans les plus brefs délais;
- Coordonner la facturation des demandes de services additionnels aux locataires de l’entretien ménager;
- Effectuer les avis et communiqués aux locataires, lorsque nécessaire;
- Coordonner les visites avec l’équipe de location des bureaux;
- Inspecter les locaux vacants sur une base régulière.
Qualité des lieux et de l’entretien ménager
- Superviser les contrats liés aux services de l’entretien ménager, le nettoyage des œuvres dans le hall et les services d’enlèvement des matières résiduelles. S’assurer du respect des devis de contrats selon les standards de qualité et effectuer la validation des factures soumises par le fournisseur;
- Inspecter la propreté selon le standard du devis d’entretien ménager des aires communes, les bureaux loués, y compris les stationnements et s’assurer de la mise en place des correctifs nécessaires afin de maintenir/améliorer la propreté et la qualité de l’environnement. Rédiger les rapports d’inspections destinés au fournisseur et à l’équipe de gestion;
- Coordonner les travaux d’entretien ménager de bienvenue à l’arrivée des locataires et rendre les locaux prêts à la location après le départ des locataires, et ce, dans les plus brefs délais;
- Développer, vendre, effectuer des soumissions et coordonner les services d’entretien ménager supplémentaire aux locataires;
- Effectuer et fermer tous les appels de services liés à l’entretien ménager pour la facturation;
- Effectuer les bons de commande des factures fournisseurs pour les services liés à l’entretien ménager et les services d’enlèvement des matières résiduelles.
Développement durable et sécurité
- Assister et soutenir activement l’administratrice, Relations clients dans l’implantation des initiatives environnementales et dans le maintien des accréditations LEED, BOMA BEST et autres, et assurer le respect de ces normes environnementales;
- Compiler et établir des statistiques sur le recyclage et le compostage des matières résiduelles;
- En collaboration avec l’équipe de la sécurité, participer aux mesures d’urgence de l’édifice et appliquer les normes et procédures de sécurité;
- Accomplir toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat ou nécessitées par ses fonctions.
Connaissances et aptitudes requises
- DEC en technique administrative, diplôme universitaire ou autre formation jugée pertinente;
- 4 à 5 années d'expérience pertinente reliées à la gestion de contrats de service, à la gestion des plaintes, la gestion immobilière, au service à la clientèle et/ou en gestion de projets;
- Capacité démontrée à établir et entretenir des relations d’affaires de qualité;
- Esprit d’équipe et désir marqué d’amélioration continue de la qualité;
- Autonomie, aptitudes d’organisation, de planification et de gestion d’échéanciers multiples;
- Aptitude et intérêt à travailler avec des données financières.
- Excellent français et anglais parlé et écrit;
- Maîtrise des outils Office et connaissance du système d’exploitation JDE, un atout;
Si ce défi vous intéresse, faites-nous parvenir sans tarder votre curriculum vitae!
Vous avez tout à gagner
En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l’industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d’implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.
L'utilisation du genre masculin a été adoptée afin d’alléger la lecture du texte et n'a aucune intention discriminatoire.
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Ivanhoé Cambridge Inc.
Coordinator, Client Relations
Reference: 5588
Position type : Salaried
Location: Montréal
Ivanhoé Cambridge develops and invests in high-quality real estate properties, projects and companies that are shaping the urban fabric in dynamic cities around the world. It does so responsibly, with a view to generate long-term performance. Ivanhoé Cambridge is committed to creating living spaces that foster the well-being of people and communities, while reducing its environmental footprint.
Vertically integrated in Canada, Ivanhoé Cambridge invests internationally alongside strategic partners and major real estate funds that are leaders in their markets. Through subsidiaries and partnerships, the Company holds interests in more than 1,000 buildings, primarily in the industrial and logistics, office, residential and retail sectors. Ivanhoé Cambridge held close to C$65 billion in real estate assets as at December 31, 2018 and is a real estate subsidiary of the Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), one of Canada's leading institutional fund managers. For more information: ivanhoecambridge.com.
Department: 1000 Gauchetière – Bureau
Position type : Salaried
Specific accountabilities
The incumbent is responsible for regularly monitoring tenant satisfaction levels, carrying out various tasks related to building operations and controlling the quality of the services offered by select providers. He or she also assists the immediate supervisor in carrying out designated tasks.
Main duties include:
Tenant and occupant experience:
- Establish and maintain lines of communication with retail and office tenants. Plan regular visits and check-ins, adapted to the needs of each tenant, to keep tabs on their satisfaction levels;
- For any incidents that affect tenants’ operations, act as the liaison between tenants and building services;
- Coordinate with various departments, service providers and tenants involved to respond to tenant complaints. Keep tenants abreast of the corrective measures undertaken and ensure matters are resolved to the satisfaction of all parties, and in a timely manner;
- Coordinate invoicing for housekeeping tenants’ requests for additional services;
- Issue tenant notices and announcements as needed;
- Coordinate visits with the Office leasing team;
- Perform inspections of vacant premises on a regular basis.
Quality and upkeep of premises:
- Supervise contracts for housekeeping, artwork cleaning (in the lobby), pest control and waste removal services. Ensure contract specifications meet quality standards and validate supplier invoices;
- According to the standard of housekeeping contract, inspect common areas, rented offices, including parking facilities; coordinate the necessary corrective action to maintain/improve the quality and cleanliness of the overall environment; prepare inspection reports for the supplier and management team;
- Coordinate cleaning services in preparation for the arrival of new tenants and ready vacated premises for retenanting without delay once the tenants have left;
- Develop, sell, prepare quotations and coordinate additional maintenance services for tenants;
- Process and close all service calls related to housekeeping for invoicing purposes;
- Prepare purchase orders for suppliers’ invoices for housekeeping and waste removal services.
Sustainable development and security:
- Provide assistance and active support for the Administrator, Client Relations, in the implementation of environmental initiatives and certification renewals (LEED, BOMA BEST and others) and see to the enforcement of these standards;
- Compile and issue recycling and composting statistics;
- In collaboration with the Security team, participate in the building’s emergency measures and enforce safety standards and procedures;
- Carry out any other related tasks requested by the immediate supervisor.
Key requirements
- College diploma in administration, university diploma or other relevant training;
- Four to five years of relevant experience in service contract administration, complaints management, property management, customer service and/or project management;
- Proven ability to establish and maintain strong business relationships;
- Team-oriented and committed to continuous quality improvement;
- Self-motivated with excellent organizational, planning and multitasking skills;
- Interest in and ability to work with financial data;
- Excellent spoken and written English and French;
- Proficiency in MS Office suite et knowledge of JDE system, an asset.
If you are interested in this challenge, please submit your resume.
You have everything to gain!
When you join the Ivanhoé Cambridge team, you are eligible for employment benefits and a pension plan that are among the best in the industry. Our many health and wellness programs encourage you to balance your work and personal lives and fulfil your desire for social involvement, while maintaining a healthy lifestyle. At Ivanhoé Cambridge, you will have many opportunities to develop your skills and thrive professionally, in Canada or elsewhere in the world. Our initiatives aimed at creating an exceptional working environment that inspires our employees to give the best of themselves elevated Ivanhoé Cambridge into the ranks of 100 Top Employers in Canada.
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