Ivanhoé Cambridge Inc.
Coordonnateur, Relations clients
Référence : 5413
Type de poste : Salarié
Endroit : Montréal
Ivanhoé Cambridge développe et investit dans des propriétés, des projets et des sociétés immobilières de grande qualité, qui façonnent la trame urbaine des villes dynamiques à travers le monde. Elle le fait de manière responsable, avec une vision à long terme, afin de générer des rendements optimaux ajustés au risque. Ivanhoé Cambridge s’engage à créer des espaces vivants qui favorisent le bien-être des gens et des communautés, tout en réduisant son empreinte écologique.
Verticalement intégrée au Canada, Ivanhoé Cambridge s’associe ailleurs dans le monde à des partenaires stratégiques et à des fonds immobiliers d’envergure qui sont des chefs de file dans leurs marchés. Par l’entremise de filiales et de partenariats, elle détient une participation dans plus de 1 000 immeubles, principalement dans les secteurs des bureaux, des centres commerciaux, de l’industriel et logistique et du résidentiel. Ses actifs immobiliers s’élevaient à près de 65 G$ CA d’actifs au 31 décembre 2018. Ivanhoé Cambridge est une filiale immobilière de la Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), l’un des plus importants gestionnaires de fonds institutionnels au Canada.
Pour plus de renseignements : ivanhoecambridge.com.
Service : Place Ville Marie
Type de poste : Salarié
Des défis à la hauteur de vos talents!
Dans l’exécution de ses fonctions le titulaire devra assurer un excellent service à la clientèle, coordonner les besoins d’aménagement des locataires, contrôler la qualité des services offerts par les fournisseurs et superviser l’exécution des contrats. Il devra aussi assister son supérieur immédiat dans l'accomplissement de ses fonctions. Les principales responsabilités incluent :
Expérience client lors des arrivées et des départs
- Assurer le lien entre les locataires et les différents services internes lors de l’exécution de travaux d’aménagement de locataires dans le respect des baux (participation aux réunions de chantiers);
- Effectuer les tâches de coordination de l’arrivée et du départ des locataires selon le processus « move-in/move-out », dont envoyer les avis d’arrivée et de départ, recevoir des certificats d’occupation et d’assurance (incluant leur renouvellement) et s’assurer que les nouveaux locataires soient dans le répertoire électronique (et faire les modifications selon les demandes);
- Gérer les besoins spéciaux découlant des relocalisations des locataires, à la demande du service de construction.
Expérience client au quotidien
- Procéder aux appels de service, superviser le suivi du rapport journalier et analyser les demandes de service afin de voir au maintien et à l’amélioration des indicateurs de performance;
- Coordonner divers projets avec les locataires ou les fournisseurs, du début à la fin;
- Faire l’inspection régulière des espaces vacants disponibles à la location, coordonner et superviser les demandes de réparations et d’entretien afin de maintenir ces espaces dans le meilleur état possible en tout temps.
Communication
- Coordonner la signalisation du complexe dans les espaces communs et les ascenseurs, son maintien et sa mise à jour ainsi que les demandes de signalisation des locataires dans les espaces communs;
- Coordonner le suivi des plaintes de la clientèle avec les divers départements organismes, ainsi que locataires impliqués. Assurer un retour aux clients sur les mesures prises et la résolution de l’évènement à la satisfaction des parties, et ce, dans les plus brefs délais;
- Être le soutien à la gestion de la boite courriel « Relation Client » et des demandes d’accès;
- Être le soutien à la rédaction des avis aux locataires, s’assurer de la distribution de ceux-ci selon l’échéance ou les besoins et être le soutien à la coordination de l’installation d’avis dans les ascenseurs.
Administration, environnement et autres tâches
- Fournir un support administratif dans ses dossiers tels que la rédaction, correspondance, ouverture de dossiers, rédaction de rapports, rapport de dépenses, etc.;
- Collaborer dans l’exécution des budgets;
- Vérifier et procéder au paiement de factures, et autres tâches en comptabilité;
- Assister et soutenir activement son supérieur, dans l’implantation des initiatives environnementales et dans le maintien des accréditations LEED, BOMA BEST et autres;
- Compiler et établir des statistiques sur le recyclage et le compostage des matières résiduelles;
- Être le soutien à la coordination des inscriptions des occupants pour l’utilisation des Vestiaires / Douches;
- Tenir l’inventaire et faire l’attribution des espaces d’entreposage et coordonner la location des espaces d’entreposage de ses immeubles (assistance aux conseillers en location, négociations, demandes de rédactions au service juridique, signatures des ententes);
- Remplacer à la réception lorsque nécessaire;
- Accomplir toutes autres tâches connexes demandées par son supérieur immédiat ou nécessitées par ses fonctions.
Connaissances et aptitudes requises
- DEC en technique administrative, diplôme universitaire ou autre formation jugée pertinente;
- 4 à 5 années d'expérience pertinente reliées à la gestion de contrats de service, à la gestion des plaintes, la gestion immobilière, au service à la clientèle, en comptabilité et/ou en gestion de projets;
- Connaissance des baux, un atout;
- Capacité démontrée à établir et entretenir des relations d’affaires de qualité;
- Esprit d’équipe et désir marqué d’amélioration continue de la qualité;
- Autonomie, aptitudes d’organisation, de planification et de gestion d’échéanciers multiples;
- Aptitude et intérêt à travailler avec des données financières;
- Excellent français et anglais parlé et écrit;
- Maîtrise des outils Office et connaissance du système d’exploitation JDE, un atout.
Si ce défi vous intéresse, faites-nous parvenir sans tarder votre curriculum vitae!
Vous avez tout à gagner
En travaillant chez Ivanhoé Cambridge, vous aurez droit à des avantages sociaux et à un régime de retraite parmi les meilleurs de l’industrie. Grâce à nos nombreux programmes axés sur la santé et le mieux-être, vous pourrez concilier travail et vie personnelle et combler votre envie d’implication sociale, tout en maintenant de saines habitudes de vie. Vous aurez de nombreuses occasions de développer vos compétences et de vous épanouir professionnellement, au Canada ou ailleurs dans le monde. Nos efforts pour créer un cadre de travail exceptionnel, où nos employés peuvent donner le meilleur d’eux-mêmes, ont valu à Ivanhoé Cambridge de figurer parmi les 100 meilleurs employeurs au Canada.
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Ivanhoé Cambridge Inc.
Coordinator, Client Relations
Reference: 5413
Position type : Salaried
Location : Montréal
Ivanhoé Cambridge develops and invests in high-quality real estate properties, projects and companies that are shaping the urban fabric in dynamic cities around the world. It does so responsibly, with a view to generate long-term performance. Ivanhoé Cambridge is committed to creating living spaces that foster the well-being of people and communities, while reducing its environmental footprint.
Vertically integrated in Canada, Ivanhoé Cambridge invests internationally alongside strategic partners and major real estate funds that are leaders in their markets. Through subsidiaries and partnerships, the Company holds interests in more than 1,000 buildings, primarily in the industrial and logistics, office, residential and retail sectors. Ivanhoé Cambridge held close to C$65 billion in real estate assets as at December 31, 2018 and is a real estate subsidiary of the Caisse de dépôt et placement du Québec (cdpq.com), one of Canada's leading institutional fund managers.
For more information: ivanhoecambridge.com.
Department: Place Ville Marie
Position type : Salaried
Specific accountabilities
The incumbent is responsible for providing excellent customer service, coordinating tenants’ development needs, controlling the quality of the services offered by suppliers and supervising the execution of contracts. The position also involves assisting the immediate supervisor in carrying out their duties. Main responsibilities include the following:
Move-in/move-out experience
- Act as a liaison between tenants and various internal departments while work is underway on the premises in accordance with leasing terms (attend on-site meetings);
- Coordinate tenant move-ins and move-outs: send the corresponding notices, process occupancy and insurance certificates (and renewals) and ensure that new tenants are in the electronic directory (and make changes as requested);
- Manage special needs related to tenant relocations, at the request of the construction department.
Day-to-day client experience
- Make service calls, supervise updates to the daily log and analyze service requests in order to maintain and improve KPIs;
- Coordinate various end-to-end projects with tenants and suppliers;
- Regularly inspect vacant spaces available for lease; coordinate and supervise repair and maintenance requests in order to maintain spaces in the best possible condition at all times.
Communication
- Coordinate, maintain and update wayfinding signage within the complex for common spaces and elevators and respond to tenants’ requests for signage in common spaces;
- Coordinate response to client complaints with various departments and organizations as well as the tenants involved. Follow up with clients on the measures taken and the timely resolution of incidents to the satisfaction of all parties;
- Provide support for the management of the “Client Relations” email inbox and for access requests;
- Provide support for drafting notices to tenants and distributing them as indicated on the calendar or as required; ensure notices are put up in elevators.
Administration, environment and other tasks
- Provide administrative support for drafting reports, managing correspondence, opening files, preparing expense reports, etc.;
- Help manage budgets;
- Review invoices and approve for payment; carry out other accounting tasks;
- Provide assistance and support to supervisor in the implementation of environmental initiatives and the maintenance of LEED, BOMA BEST and other certifications;
- Compile and establish recycling and composting statistics;
- Provide support for coordinating registrations for occupants’ use of on-site changing rooms and showers;
- Keep an inventory of storage spaces and assign to users; coordinate the rental of storage spaces in buildings (provide assistance to leasing advisors, negotiations, requests for written legal advice from legal affairs, signing of agreements, etc.);
- Replace the receptionist as needed;
- Carry out any other related tasks requested by the immediate supervisor or required as part of the job.
Key requirements
- College diploma (DCS) in administrative techniques, university degree or other education deemed relevant;
- Four to five years of related experience in service contract management, complaint management, property management, customer service, accounting and/or project management;
- Knowledge of lease administration an asset;
- Proven ability to establish and maintain strong business relationships;
- Team spirit and commitment to continuous quality improvement;
- Self-motivated with excellent organizational, planning and multitasking skills;
- Interest in and ability to work with financial data;
- Excellent spoken and written French and English;
- Proficiency in Microsoft Office Suite and knowledge of JDE, an asset .
If you are interested in this challenge, please submit your resume.
You have everything to gain!
When you join the Ivanhoé Cambridge team, you are eligible for employment benefits and a pension plan that are among the best in the industry. Our many health and wellness programs encourage you to balance your work and personal lives and fulfil your desire for social involvement, while maintaining a healthy lifestyle. At Ivanhoé Cambridge, you will have many opportunities to develop your skills and thrive professionally, in Canada or elsewhere in the world. Our initiatives aimed at creating an exceptional working environment that inspires our employees to give the best of themselves elevated Ivanhoé Cambridge into the ranks of 100 Top Employers in Canada.
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