Regard sur l’immobilier et l’environnement de travail de demain
Le monde du travail se transforme plus rapidement que jamais. Dans les récentes années, Groupe immobilier Desjardins et SSQ Groupe financier ont investi de manière importante afin de moderniser et d’adapter leurs espaces professionnels et leurs processus à l’évolution du travail en entreprise et aux besoins et attentes des équipes. Ces deux organisations comptent parmi les pionnières en ce sens. Nous avons voulu connaître l’impact de ces changements organisationnels, particulièrement dans le contexte actuel.
Entrevue avec Danielle Jacques, directrice, gestion immobilière, Cité Desjardins de la coopération à Lévis et Éric Deblois, directeur principal, Location, et Hélène Pâquet, directrice principale, Construction, SSQ Assurance.
Comment ce changement se vit-il jusqu’à maintenant au sein de vos organisations respectives ?
Danielle Jacques : Pour l’instant, les environnements de travail sont pratiquement inoccupés avec l’arrivée de cette situation. Bien que nous ayons un bon bout de chemin de fait en ce qui concerne le déploiement des nouvelles technologies, le travail sans papier ou encore le télétravail, je ne crois pas qu’aucune entreprise n’était vraiment prête à vivre la crise actuelle de façon si radicale.
Nous avons été plongés dans l’urgence de standardiser très rapidement certaines bonnes pratiques afin d’élargir à l’ensemble des employés nos nouvelles façons de faire.
Éric Deblois/Hélène Pâquet : Ce changement se vit très bien chez SSQ Assurance. En fait, nous avons amorcé un changement de culture d’entreprise et les nouveaux concepts d’aménagement s’alignent avec cette nouvelle culture. L’espace de travail offert est cohérent avec les nouveaux comportements souhaités. Espaces de travail lumineux et collaboratifs, salles de rencontre ou d’innovation et aires de repos, voilà quelques-uns des choix offerts aux employés qui peuvent ainsi décider du meilleur endroit pour le travail à accomplir.
Afin de permettre une gestion de proximité et compléter le changement culturel, les gestionnaires travaillent eux aussi en aires ouvertes, donc plus aucun bureau fermé. Même les membres de la haute direction occupent des bureaux ouverts, ce qui facilite la synergie pour le comité de direction et améliore l’accessibilité pour l’ensemble des employés.
Considérez-vous que ce choix stratégique a contribué à mieux préparer vos organisations à faire face à la pandémie actuelle et à la nécessité de mettre rapidement les équipes en mode télétravail ?
DL : Certaines réflexions et les déploiements étant débutés, il a certainement été plus facile d’arriver plus rapidement au résultat que nous connaissons actuellement. Le volet humain étant très important pour Desjardins, l’encadrement des employés et le support de nos ressources en technologie de l’information ont sans aucun doute contribué à atténuer ce vent d’inconnu et d’insécurité pour l’ensemble des employés.
ÉD/HP : Depuis plus d’un an, un virage technologique s’est amorcé chez SSQ Assurance. La majorité des employés possèdent un ordinateur portable et utilisent les outils Office 365, dont la plateforme Teams. Avec l’arrivée de la pandémie, cette transformation de notre environnement numérique nous a permis d’être rapidement fonctionnels puisque les employés étaient déjà très à l’aise avec ces outils de communication. Les employés n’ayant pas de portable ont pu bénéficier de la technologie déjà présente dans nos salles de collaboration afin qu’ils se connectent à leur poste de travail depuis la maison. Cette solution complémentaire aux ordinateurs portables a permis de déployer 98 % de nos employés en télétravail, et ce, en moins de deux semaines!
De quelle manière pensez-vous devoir ajuster vos environnements de travail afin de répondre aux impératifs à court, moyen et long terme au niveau de la santé publique ?
DJ : Afin de répondre à la nouvelle réalité, nous devons nous assurer d’offrir des environnements sécuritaires dans un premier temps. Les employés doivent se sentir rassurés face à tous ces inconnus toujours présents. Un encadrement plus serré de certaines opérations déjà en place, des mesures d’hygiène rehaussées et déployées à plus grande échelle, de l’entretien ménager plus fréquent et des routes de travail replanifiées nous permettront sans doute de nous projeter dans un avenir où les choses ont changé et continueront d’évoluer. Les besoins et attentes demeureront grands. Nous nous assurerons d’offrir des environnements de travail repensés, en tenant compte de l’importance de la qualité de l’air en bonifiant les programmes d’analyse déjà en cours, en offrant une grande disponibilité de produits nettoyants et désinfectants dans nos espaces de travail ainsi que nos espaces communs, en offrant des commodités sans contact, en repensant la distanciation rappelée par un affichage simple et adéquat, mais surtout par l’accompagnement de nos employés dans toutes les incertitudes causées par cette situation.
ÉD/HP : Pour l’instant, la date du retour au bureau n’est pas confirmée, mais cela ne sera pas avant septembre. Nous réévaluerons la situation quant aux environnements de travail quelques semaines avant, selon les directives de la santé publique. Le retour se fera progressivement et nous travaillons à établir un pourcentage idéal d’employés sur place pour une première phase, pour ensuite augmenter ce pourcentage graduellement. Pour débuter, nous ne prévoyons pas utiliser les espaces à leur pleine capacité afin de respecter la distanciation sociale demandée par la santé publique. L’utilisation de nos outils de communication virtuels continuera d’être priorisée plutôt que la tenue de réunions traditionnelles. La place du télétravail dans le futur reste à définir pour SSQ Assurance, ainsi que l’impact sur nos espaces de travail. Actuellement, nous ne pouvons pas confirmer comment s’organisera la prestation de travail, mais nous sommes convaincus que nos nouveaux aménagements répondront adéquatement aux récents besoins de flexibilité entre la maison et le bureau.
Quels conseils ou réflexions aimeriez-vous partager à vos pairs de l’industrie?
DJ : Demeurer proactifs afin d’être disposés à s’ajuster rapidement aux diverses situations et communiquer efficacement. L’apport de tous et une grande mobilisation aident grandement à traverser les pires situations. Demeurer à l’écoute et à l’affût afin de pouvoir réduire les risques et l’insécurité.
ÉD/HP : Le monde de l’aménagement bouge rapidement depuis les dernières années. Finie l’époque des concepts qui durent 15 ans. Nos concepts doivent être évolutifs, nous devons opter pour des environnements flexibles et des employés mobiles qui permettent de s’adapter facilement aux changements de l’organisation et aux pratiques d’affaires. Chez SSQ Assurance, nous avons choisi d’appliquer des principes qui permettent une proximité favorisant les échanges entre les gens, mais aussi des espaces isolés pour plus de discrétion, bref de beaux espaces de travail alignés avec les besoins des employés. Tout le monde est gagnant! La pandémie nous aura obligés à nous adapter rapidement afin de revoir nos façons de travailler. Le télétravail, qui n’était pas déployé à grande échelle, sera dorénavant un incontournable et nous en tiendrons compte pour la suite.